« L’efficacité des outils numériques dépend de la manière dont ils sont mis en œuvre et utilisés par les employés », explique Michael Spiess, directeur des achats chez Sanitas Assurance-Santé. Avec ses collègues des départements Conformité et Gouvernance, il a donc défini quatre objectifs clés pour la digitalisation des achats au sein de l’une des plus grandes compagnies d’assurance-santé suisses :
1. Le nouvel outil d'achat doit être parfaitement intégré au nouveau système ERP , qui est également en cours de développement.
2. La mise en œuvre doit être réalisée avec un partenaire possédant le plus grand savoir-faire technique possible ainsi qu'une compréhension approfondie des besoins et réglementations spécifiques de Sanitas.
3. Ce partenaire doit être capable d'établir une relation étroite avec les utilisateurs afin d'obtenir l'acceptation du système.
4. Ce sont les personnes qui font la différence : les réunions sur site doivent être possibles.
Avec SAP Ariba , le choix s'est porté sur un outil qui non seulement cartographie avec précision les exigences réglementaires, mais fournit également un processus de bout en bout, du système ERP au service des achats. La mise en œuvre s'est faite sur un site vierge, car jusqu'à présent, Sanitas ne disposait que d'un stockage centralisé de contrats au format PDF. Aucun processus numérique de bout en bout n'existait. SAP Ariba permet désormais à Sanitas de bénéficier, pour la première fois, d'une transparence totale dans la gestion de ses fournisseurs et, par conséquent, d'une sécurité réglementaire optimale. La solution est auditable et, Spiess en est convaincu, elle réduira considérablement les demandes de devis non conformes. Dès que la suite sera pleinement déployée, Spiess prévoit également un gain d'efficacité mesurable. De plus, la connexion à Ariba
Le fait que de nombreux fournisseurs soient déjà représentés au sein d'un réseau est un argument positif.
Selon Spiess, les raisons de la commande apsolut étaient les discussions très ouvertes dès le départ et une feuille de route convaincante :
« Nous savions qu'il s'agissait du premier projet d' apsolut pour une compagnie d'assurance maladie, mais cela n'a pas posé de problème. apsolut a toujours été à notre écoute, a compris nos besoins et a su nous apporter des solutions concrètes. Nous avons pu concevoir différents processus pour les achats directs et indirects. Ensemble, nous avons collaboré de manière professionnelle et avec des outils à la pointe de la technologie. »
L'équipe apsolut Switzerland, dirigée par Remo Eggimann, accompagne l'équipe projet de Sanitas au-delà de la mise en production. La proximité géographique et linguistique s'avère très précieuse pour l'intégration des collaborateurs. Forte de sa vaste expérience en gestion de projets de transformation complexes, l'équipe sait précisément à quel moment impliquer les parties prenantes dans les processus décisionnels et opérationnels.
Alors que les modules Ariba « Cycle de vie et performance des fournisseurs » et « Contrats » sont entrés en service le 1er février 2022, le module « Approvisionnement » sera mis en service au quatrième trimestre 2022. La mise en œuvre des modules « Achats » et « Gestion des factures » débutera en 2023.
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