Le groupe DMK, premier groupe laitier allemand, disposait d'un système d'information complexe et spécialisé – un choix délibéré, aucun outil unique ne pouvant répondre à l'ensemble des exigences du processus d'achat. Cette structure permettait à l'entreprise de satisfaire différents besoins de manière ciblée, mais engendrait également des difficultés telles qu'une intégration limitée et des coûts accrus. La transformation numérique des achats constituait donc une démarche stratégique visant à améliorer l'efficacité et la transparence sur le long terme.
Le projet a débuté en 2018 avec l'élaboration d'une feuille de route informatique pour les achats de l'entreprise, en collaboration avec l'équipe SAP Value Engineering et dans le cadre du cahier des charges de la stratégie DMK-IT. En 2019, le projet a démarré avec le premier module : Cycle de vie et performance des fournisseurs. La pandémie a nécessité une nouvelle vérification et une révision de la feuille de route en 2020, avant le lancement des modules suivants en 2021 : Approvisionnement guidé, Contrats et Achats guidés.
Pour mener à bien ce projet, DMK a fait appel à apsolut , notamment en raison de leur partenariat de 20 ans. apsolut connaît bien l'organisation, comprend les processus d'achat et a une vision globale. Les objectifs étaient clairs : réduire la complexité, harmoniser les processus et structurer la fonction Achats de manière à ce qu'elle reste maîtrisable et évolutive sur le long terme, malgré des exigences croissantes.
« Travailler avec un partenaire qui connaît notre organisation a été un véritable atout. »
« Malgré de fréquents changements de personnel, nous avons trouvé des solutions et apsolut s’est montré constamment ouvert et coopératif face aux difficultés rencontrées », explique Wiebke Stahmann, experte en approvisionnement électronique et chef de projet chez DMK Group.
L'objectif allait au-delà de la simple numérisation : une plus grande attention portée à l'utilisateur, une plus grande autonomie et des gains d'efficacité étaient également essentiels.
Mais le parcours a été semé d'embûches : intégration des fournisseurs, gestion du changement, effectifs limités – autant d'éléments qui ont mis l'équipe projet à rude épreuve. Un concept structuré d'utilisateurs clés, un système de gestion des tickets développé en interne et une communication constante ont permis de surmonter ces difficultés. « Nous avons une équipe solide et un formidable esprit de collaboration, mais le chemin était encore long », explique Stahmann.
Le 18 mars 2025, SAP Ariba Guided Buying a été lancé avec succès, comptant 1 100 utilisateurs, dont 700 demandeurs et 400 approbateurs. Au cours des six premiers mois suivant son lancement, plus de 20 000 demandes avaient déjà été traitées numériquement. Point particulièrement positif : dès le départ, l’organisation a pu intégrer avec succès aussi bien les petits que les grands fournisseurs. Et le nombre de fournisseurs sur le réseau augmente chaque jour.
Aujourd'hui, le groupe DMK maîtrise son processus d'approbation avec souplesse, crée des modèles de manière autonome et bénéficie de données centralisées. Des rapports flexibles contribuent à une plus grande transparence des achats et peuvent être utilisés individuellement.
La transformation n'est pas encore achevée ; l'équipe projet travaille sans relâche sur des aspects tels que l'acceptation par les utilisateurs et l'intégration entre les différents modules. Grâce aux modules Achats guidés, Approvisionnement, Contrats et SLP, l'organisation a posé des bases solides. La transformation se poursuit avec le module SCC, une composante particulièrement exigeante du projet. Ce module concerne les matières premières, les prévisions et la planification, et peut avoir des répercussions sur la production. Cette tâche est prise très au sérieux, et l'expérience acquise par le passé est source d'optimisme. Pour Stahmann, une chose est claire : « La numérisation doit avoir un impact concret, grâce à la transparence, la fiabilité des processus et leur évolutivité. C'est la seule façon pour elle de véritablement soutenir la fonction Achats. »
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