Quiconque développe des technologies médicales pour applications cardiaques sait combien il est crucial de mettre en place des processus clairement définis. Cela vaut aussi bien pour le laboratoire que pour les achats. BIOTRONIK maîtrisait la situation depuis des années grâce à une solution électronique performante. Puis, la nouvelle est tombée : le développement du logiciel serait abandonné, le support limité et la licence arrivait à expiration. Ce fut un véritable électrochoc.

Ce qui suivit fut loin d'être un projet informatique classique. BIOTRONIK ne souhaitait pas simplement remplacer sa solution existante ; elle voulait l'améliorer. Une solution moderne et globale, intégrant les processus existants et conçue pour durer : standardisée, évolutive et transparente. Et elle devait fonctionner sur 14 sites différents.

L'entreprise n'a pas pris sa décision à la légère. SAP Ariba a séduit BIOTRONIK, notamment grâce à son excellent score dans le rapport Gartner. Le fait que SAP ait également proposé un échange de licences a été un atout supplémentaire. La plateforme offre une expérience utilisateur intuitive et des interfaces standardisées et fiables. Les fonctionnalités d'achat guidé et d'approvisionnement guidé promettaient une expérience utilisateur adaptée aussi bien aux services informatiques qu'aux achats.

Il ne manquait plus à BIOTRONIK que le bon partenaire. SAP apsolut a recommandé apsolut , lauréat à plusieurs reprises du prix « Partenaire SAP Ariba de l'année », un gage de confiance indéniable. apsolut a mis en relation BIOTRONIK avec un apsolut du secteur chimique, qui a fourni une recommandation élogieuse, un gage de sécurité supplémentaire.

S’ensuivit le lancement d’un projet qui, avec le recul, se déroula dans le calme, la clarté et, surtout, avec une approche ciblée. Deux phases, deux solutions : SAP Ariba Sourcing fut déployé entre mai et décembre 2023, incluant la nouvelle interface Guided Sourcing que BIOTRONIK est parmi les premières entreprises à utiliser efficacement. SAP Ariba Buying avec Guided Buying suivit l’année suivante.

Les deux projets de mise en œuvre ont été menés à bien : dans les délais impartis, dans le respect du budget et sans incident.

Bien sûr, le parcours n'a pas été sans embûches. La phase d'accompagnement intensif a été particulièrement exigeante. La formation a été exhaustive. Cependant, la communication entre Julia Führer (consultante interne en achats informatiques), Stefan Prewitz (responsable des achats au sein de la direction) et l'équipe apsolut s'est déroulée sans accroc. Ils ont fait preuve d'ouverture et de transparence les uns envers les autres.

Julia Führer déclare : « Nous n'avons jamais minimisé les difficultés ; nous les avons surmontées ensemble. »

Et les résultats sont impressionnants à voir – et à expérimenter soi-même.

• Les processus sont devenus plus fiables. Reproductibles, transparents, mondiaux.
• La conformité est en vigueur partout où elle est nécessaire.
• La transparence n'est plus une promesse, c'est une réalité. Avec des aperçus, des journaux et une clarté optimale.
• Et la facilité d'utilisation ? Elle est omniprésente, dès le départ.

« Au début, je pensais que notre calendrier était à peine réaliste », se souvient Julia Führer. « C’est donc d’autant plus remarquable que nous ayons pu mener à bien les deux phases comme prévu. »

Et maintenant ? Le projet se poursuit. Quelques détails techniques restent à peaufiner, notamment l’interface entre SAP S/4HANA et Ariba . Parallèlement, BIOTRONIK se prépare à déployer SAP Ariba SLP afin de digitaliser systématiquement ses processus de gestion des fournisseurs.

Ce qui demeure, c'est une histoire qui ne se résume pas à la seule technologie. Il s'agit de synergie – entre les systèmes, les personnes et les mentalités.