Le diagramme ci-dessus décrit les quatre divisions clés utilisées SAP pour gérer les flux de données et de processus distincts des intervenants externes. Ces quatre divisions clés sont :

• Gestion de la main-d'œuvre temporaire
• Acquisition de services
• Gestion des profils des travailleurs
• Gestion des affectations.

La priorité ou l'importance de ces quatre domaines dépendra des besoins de votre organisation.

Processus de gestion de la main-d'œuvre externe

42 % des dépenses liées à la main-d'œuvre concernent le recours à des travailleurs externes. En effet, ces derniers peuvent contribuer à relancer et à maintenir la dynamique économique.

(Perspectives sur l'approvisionnement en services 2019 : La grande révélation)

Les processus et procédures de gestion de la main-d'œuvre externe sont globalement les mêmes dans toutes les organisations.

• Évaluation des besoins
• Établir une offre d'emploi ou un appel d'offres/demande de prix avec l'expertise requise
• Lancer un appel d'offres auprès des fournisseurs
  • Profil/expertise : examiner les CV et prendre une décision finale
  • Services : Évaluation des offres, établissement des contrats

Pourtant, ce processus comporte de nombreux défis. Vous savez que vous avez besoin d'une expertise supplémentaire dans un domaine. Vous envoyez des courriels détaillant votre demande à des prestataires de services susceptibles de vous mettre en relation avec des experts dans ce domaine.

Au cours de la semaine suivante, vous recevrez sporadiquement des courriels de différents fournisseurs contenant divers documents. Vous devrez tous les comparer. Certains sont au format PDF, d'autres PowerPoint, parfois Excel. Pour certains, un suivi s'impose, pour d'autres, des questions subsistent.

Et au bout de quatre semaines, vous avez déjà oublié quels fournisseurs vous ont répondu. Cela vous semble familier ? La gestion des prestataires externes est souvent un processus long et difficile à suivre sans un outil permettant de consulter leur statut en temps réel.

À quel moment un outil de gestion des effectifs devient-il pertinent ?

Un outil de gestion des effectifs vous aide à :

• prendre des décisions
• préparer les données
• rendre les données comparables
• consulter l'historique
• travailler plus efficacement
• stocker les données de manière conforme à la DSGVO

Il existe différentes approches. Un outil de gestion des effectifs est souvent pertinent pour les entreprises qui emploient plus de 100 collaborateurs externes ou dont les coûts de gestion des effectifs externes dépassent 10 millions d'euros par an. Un tel outil peut également s'avérer utile plus tôt en cas d'exigences légales élevées.

Quel type de contenu est stocké dans un outil de gestion des effectifs et pourquoi ?

Un outil de gestion des effectifs contient au moins les données suivantes :

• Données organisationnelles et d'accès des utilisateurs de l'entreprise
• Données fournisseurs, y compris l'adresse, les coordonnées, l'expertise sectorielle, le statut fiscal, les paiements effectués et les employés embauchés.
• données relatives à l'emploi, y compris les taux de rémunération
• Données relatives aux employés, y compris les informations de leur CV, leurs lieux de travail, les taux de rémunération convenus, les conditions de travail, les heures travaillées et les paiements effectués.
• Pour les contrats de service, les livrables et les étapes clés sont également suivis.

La collecte et l'organisation de ce contenu permettent aux utilisateurs de toute l'organisation d'y accéder à tout moment, en fonction de leur rôle, et de recevoir des informations standardisées sur les offres d'emploi, les descriptions de poste, les tarifs standards ou les tarifs de référence. La pré-saisie des informations relatives aux offres d'emploi et l'identification des fournisseurs privilégiés avec leurs tarifs standards permettent à l'utilisateur de se concentrer sur la saisie des informations clés concernant le poste, telles que les qualifications et l'expérience requises. Ce système automatise la diffusion et la gestion des offres d'emploi auprès des fournisseurs appropriés.

Comment fonctionne concrètement un projet de recours à des travailleurs externes ?

En pratique, les projets de gestion des effectifs sont souvent d'abord introduits dans une zone (par exemple, un pays) afin d'établir et d'optimiser les processus avant que le système ne soit déployé dans le reste des organisations.

Le scénario le plus pertinent et le plus efficace doit être déterminé individuellement pour chaque organisation. Les principaux responsables du projet peuvent provenir de n'importe quel secteur d'activité, mais généralement des achats, des ressources humaines, de l'informatique et des finances.

Tendances en matière de gestion des effectifs

De plus en plus d'organisations relient leurs données de gestion des effectifs à leurs systèmes RH afin d'obtenir une vue d'ensemble de leurs besoins. Ce lien est également connu sous le nom de Gestion intégrée des effectifs.

Vous pouvez répondre à des questions comme celles-ci via ce lien :

• Que gagnerais-je en transférant mon département de Londres à Liverpool ou en obtenant une transparence des marges ?
• Dans quel domaine trouve-t-on le plus de talents ?
• Comment les salaires évoluent-ils, tant au niveau interne qu'externe ?
• Combien d'employés internes et externes ai-je dans cette zone ?

Grâce à ses solutions de gestion des effectifs complètes et à la pointe du secteur, nous travaillons principalement avec SAP Fieldglass.

Pour approfondir ce sujet et découvrir comment nous pouvons aider votre organisation, veuillez consulter notre page LinkedIn ou contacter notre équipe d'experts.

Notre experte en gestion des effectifs : Erika Thier (profil LinkedIn)

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Erika Thier

Partner External Workforce Management

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